Les regroupements d’achats : une façon de réaliser des économies importantes sur les achats de matières

Il y a environ 8 ans, une PME de la Beauce dans le domaine de la fabrication d’équipement métallique m’avait contacté pour savoir si je connaissais des regroupements d’achats dans le domaine de l’acier dans l’est du Québec. Après quelques recherches, je réalisai qu’il n’y en avait pas pour des PME dans notre région ou même au Québec. C’est alors que l’idée d’en créer m’est venue. En tant qu’organisation de développement économique partiellement financée par les gouvernements, Développement PME Chaudière-Appalaches (DPME C-A) était parfaitement bien placé pour lancer un tel projet. Il nous fallut plus de 2 ans pour trouver le bon modèle d’affaires afin de convaincre des entreprises d’embarquer dans le projet. En fait, le premier regroupement d’achats qui fut initié à la fin de 2009 fut au niveau de l’acier inoxydable. À ce moment, nous avions seulement 3 entreprises dans le regroupement. En janvier 2010, la première fois que nous avions été en soumission avec le volume regroupé des 3 entreprises, nous avons rapidement compris que le regroupement d’achats ferait réaliser des économies de 5 à 10 % sur les achats d’acier inoxydable par rapport aux prix payés individuellement par les entreprises avant qu’elles adhèrent au groupe. Le regroupement, après 5 ans, permet toujours de faire faire des économies à ses membres qui sont maintenant 6 entreprises. En 2011, un second regroupement fut lancé pour l’acier au carbone.

Fonctionnement

Le fonctionnement du regroupement d’achats est simple. Chaque fin d’année, les entreprises participantes me soumettent leur volume estimatif annuel pour l’année à venir. Comme la plupart d’entre elles sont dans la fabrication sur commande, leurs prévisions ne sont pas parfaites. Cependant, tout est mentionné dans la demande de proposition. Une fois que j’ai obtenu le volume prévisionnel des 6 entreprises, tout est mis en commun dans un même fichier et une demande de proposition est faite. Il est mentionné dans cette demande que nous désirons avoir des offres de prix pour chaque SKU de l’entente, incluant la livraison pour des commandes individuelles d’un volume minimal X. Il est aussi mentionné que chacune des entreprises placera individuellement ses commandes au fournisseur, mais selon les conditions de l’entente qui aura été signée. Advenant, à certains moments dans l’année, que le fournisseur ne puisse pas fournir certains items, il est mentionné dans l’entente que les membres peuvent acheter ailleurs afin de ne pas causer de retards de production. Les prix soumis sont pour le 1^er mois de l’entente. Une fois les offres reçues, elles sont comparées et une décision est prise en groupe pour choisir le fournisseur à qui l’entente annuelle sera proposée. Comme les prix de l’acier inoxydable varient énormément dans le temps, il y a une indexation mensuelle qui est faite en fonction des prix du marché nord-américains de l’acier inox en tenant aussi compte du taux de change.

Conditions pour qu’un regroupement d’achats fonctionne et défis à relever

Il est important de reconnaître que les regroupements d’achats ne s’adressent pas à toutes les matières/intrants qu’une entreprise doit se procurer. En fait, ils ne peuvent fonctionner que pour des matières qui sont non critiques, c’est-à-dire assez standards. Par exemple, une entreprise qui a des intrants avec des spécifications très particulières (adaptées sur mesure et avec des fournisseurs uniques) ne pourrait pas faire partie d’un regroupement d’achats. De plus, il doit y avoir suffisamment de concurrence dans le marché du produit/intrant ciblé. Par exemple, dans le cas de l’acier au carbone ou de l’acier inoxydable, ce sont des produits standards et il y a plusieurs fournisseurs (distributeurs) qui offrent ces derniers. Cela peut donc fonctionner.

Une fois le regroupement d’achats en marche, certains fournisseurs qui, au fil du temps, ont perdu un volume d’affaires à cause de la mise en place d’un regroupement peuvent réagir fortement. Par exemple, il arrive souvent que certains d’entre eux aillent voir individuellement les entreprises qui sont dans le regroupement et leur offre « d’accoter les prix qu’ils ont avec le regroupement ». En somme, les fournisseurs n’aiment pas vraiment les regroupements d’achats, car cela vient bouleverser leur marché. Généralement, ils vont tenter de décourager toutes entreprises (clients ou prospects) à joindre ledit regroupement. Il est donc important pour les entreprises qui adhèrent à un regroupement d’être solidaires au groupe et de ne pas céder à la pression extérieure.

Conclusion

En conclusion, retenez que les regroupements d’achats peuvent être bénéfiques pour les adhérents à condition que ceux-ci respectent les lignes directrices du regroupement. En plus de réaliser des économies non négligeables, les entreprises participantes peuvent économiser du temps précieux. Un des directeurs des achats d’une entreprise du regroupement d’achats d’acier inoxydable me disait, il y a quelques années, qu’il économisait 3 heures au moins par semaine pour son département d’achats. Auparavant, l’entreprise allait en soumission toutes les semaines avec leur besoin en acier inox auprès de 3 ou 4 fournisseurs. Ils devaient analyser rapidement les offres, négocier et passer des commandes. Or, avec le regroupement d’achats qui a une entente annuelle, l’entreprise n’a plus besoin d’aller en soumission toutes les semaines pour espérer avoir les meilleurs prix. Ce temps peut donc être utilisé à d’autres fins, soit pour gérer stratégiquement les achats pour d’autres produits/intrants. Ainsi, ces 3 heures par semaine sont mieux utilisées et peuvent générer d’autres économies importantes.

Dans le futur, DPME C-A veut entreprendre d’autres regroupements d’achats. Peut-être dans le domaine des résines de plastiques, des matériaux d’ébénisterie, etc. Si vous désirez en savoir plus sur les regroupements d’achats dans le domaine manufacturier, n’hésitez pas à me contacter, je me ferai un plaisir d’en discuter avec vous!

Christian Tremblay B.A.A.
Directeur – Efficacité opérationnelle | Approvisionnement et logistique
Tél. : 418 387-2206, poste 2305
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