La situation reliée à la COVID-19 nous oblige à revoir nos façons de faire et à réorganiser le travail

Publié le 2 avril 2020

Par Mme Emmanuelle Foisy | Avant cette crise, nous pouvions travailler à distance sur une base sporadique selon la politique de l’entreprise, la conciliation travail-famille ou encore, selon la nature des fonctions d’un poste. Maintenant, pour certaines entreprises, la nouvelle réalité de travail est à distance à temps plein et en continu pour une période indéterminée.

Certains d’entre vous se retrouvent dans cette nouvelle réalité et ce, pour la toute première fois à titre d’employé ou de gestionnaire. Ainsi, de nouvelles pratiques de travail voient le jour et amènent leur lot de défis!

Afin de vous aider à y voir plus clair et vous accompagner à relever ce défi, nous vous partageons quelques bonnes pratiques sur la gestion du travail à distance et vous suggérons quelques conditions gagnantes à mettre en place.

Communications

Un des défis reliés à la gestion des équipes à distance se situe au niveau des communications. En effet, assurer une communication fréquente, si possible quotidienne, contribue à favoriser l’encadrement, le lien d’appartenance et l’engagement des employés.

Votre rôle, en tant que gestionnaire, est d’instaurer un contexte de proximité en utilisant les outils technologiques qui s’offrent à vous à travers une routine dans vos communications avec les membres de votre équipe. La régularité est essentielle pour créer des habitudes de travail et ce, même à distance.

Voici quelques éléments concrets à mettre en place pour favoriser son application :

Premièrement, planifiez des rencontres d’équipe hebdomadaire avec des points récurrents à l’ordre du jour. Parmi les sujets traités, vous pouvez faire le point sur les décisions récentes de la direction et les impacts sur l’organisation; expliquez les changements ou directives à appliquer s’y rattachant, etc. Faites un topo des mandats en cours/à venir, effectuez les suivis des échéanciers et assurez-vous de l’efficacité des équipements et des outils de travail. Lors de ces rencontres virtuelles, vous pouvez également pendre un moment pour répondre aux questions et/ou préoccupations des employés. Si vous n’êtes pas en mesure d’y répondre sur le champ, engagez-vous à effectuer un retour dans les meilleurs délais et respectez cet engagement. Vous pouvez également inviter les employés à vous communiquer leurs questions à l’avance pour mieux vous préparer. Nul doute qu’ils apprécieront ces rencontres qui leur permettront de suivre presqu’en temps réel le positionnement de l’entreprise en fonction de l’évolution de la situation.

Deuxièmement, privilégiez des moments individuels avec les membres de votre équipe au courant de la semaine. Cela vous permettra non seulement de solidifier votre relation sur le plan personnel mais également d’évaluer le niveau de performance de chaque employé. Votre défi à titre de gestionnaire est de suivre à distance leur rendement en évitant de tomber dans un mode de « micro-gestion ». Comment y arriver? Donnez des objectifs clairs et mesurables, effectuez des suivis réguliers et assurez-vous du respect des échéances. Gérez en fonction des résultats et laissez les employés trouver les moyens pour atteindre leur objectif. Surtout, faites-leur confiance! Évidemment, nous vous incitons faire participer l’employé à l’identification des objectifs afin qu’il se sente impliqué dans la prise de décision et conséquemment les responsabiliser vis-à-vis leur rôle.

Relationnel

Pourquoi ne pas profiter de l’opportunité pour en apprendre davantage sur son équipe de travail?

Dans ce contexte unique, n’hésitez pas à débuter vos échanges en demandant « comment ça va? » ou encore « comment ça se passe de ton côté? » afin de favoriser une approche humaine.

Soyez attentif à la personnalité de chacun des membres de votre équipe car personne ne réagit de la même façon et ne possède la même vitesse d’adaptation. Certains sont plus silencieux, d’autres craintifs et d’autres plus détachés. Dans l’une ou l’autre des situations, il vous suffit de rester ouvert, d’être à l’écoute et de vous préparer à une variété d’émotions. Si vous remarquez qu’une personne plus anxieuse a de la difficulté à s’acclimater, examinez les options de soutien possibles. Par exemple, un membre de votre équipe qui est de nature plus optimiste, pourrait certainement l’aider à tempérer ses réactions et à occuper son esprit vers des éléments plus positifs. Ou encore, orientez l’employé vers un programme d’aide aux employés si un tel programme est en place au sein de l’organisation. L’idée est d’être préparé aux diverses situations qui peuvent survenir pour que tous se sentent pris en charge et appuyés. Vous pouvez également initier le partage de bonnes pratiques entre les membres de votre équipe, puisqu’à titre de gestionnaire, vous n’êtes pas dans l’obligation d’avoir toutes les réponses.

Les clés de succès résident dans la bienveillance et la qualité de l’accompagnement offerts sur une base continue.

Sentiment d’appartenance

Maintenir une saine gestion et favoriser un climat de travail dans le plaisir, est-ce possible à distance?

Oui, le plaisir agit comme un levier important et vient stimuler le sentiment d’appartenance permettant ainsi de créer une expérience employé positive. Mais attention, il y a des conditions à respecter! Il faut tout d’abord que les règles de fonctionnement soient bien établies et connues de tous. Ensuite, il faut laisser place à la créativité pour faire naître des initiatives qui viendront cultiver le sentiment d’appartenance.

Amenez vos employés à identifier des rituels ou des activités de rassemblement d’équipe en ligne et faites-vous la promesse de respecter ces initiatives à votre agenda. Celles-ci deviendront des « évènements » tant attendus où les gens auront hâte de s’y retrouver. À titre d’exemples, vous pouvez organiser un 5 à 7 de type apéro ou bien une activité de détente en ligne comme le yoga. Soyez créatifs et démarquez-vous! Ces activités auront autant d’impact sur l’expérience employé que sur votre image employeur. Dans peu de temps, croyez-le ou non, ces moments, mêmes ceux les plus loufoques, demeureront des souvenirs impérissables!

En conclusion, n’oubliez pas de vous accorder des moments de pauses au courant de la journée comme aller prendre une marche sur l’heure du midi afin de vous déconnecter, ce qui vous permettra non seulement de vous recentrer, mais de mieux redémarrer. Des études démontrent que les personnes qui travaillent à distance sont plus productives qu’au bureau. Tout est une question d’équilibre et il ne faut pas pour autant négliger sa santé mentale et physique. Ceci étant dit, ayez de bonnes habitudes et planifiez une routine de travail saine qui répond tout autant à votre bien-être qu’aux mandats que vous devez livrer.

Pour obtenir conseils afin de gérer adéquatement la situation actuelle liée à la COVID-19, nous vous invitons à contacter notre équipe au services-conseils RH. L’équipe demeure à l’affût pour vous.