Adjoint(e) aux opérations

*Contrat d’une durée minimum de 15 mois pour remplacement de congé de maternité 

RÔLE :

En collaboration avec les membres de l’équipe, vous participerez activement à l’organisation et à la logistique pour la tenue des différentes activités de DPME et vous agirez en soutien administratif aux membres de l’équipe dans la réalisation de leurs projets. Vous jouerez un rôle important dans l’uniformisation des pratiques et des processus de l’organisation. Vous serez également la porte d’entrée de DPME pour les différentes communications ou demandes d’informations générales.

 

TACHES & RESPONSABILITÉS :

• Prise en charge de l’organisation, de la coordination et de la logistique des activités et des événements. 
  • Faire les réservations de salles, équipements, nourriture, hôtels, etc.
  • Gérer les inscriptions et les présences
  • Assurer une présence lors des différents événements et activités pour la gestion de la logistique sur place
  • Être le chargé de projets de certains événements (ex. 5 à 7, AGA, etc.)
• Assister les membres de l’équipe dans la gestion administrative des opportunités, des activités et des mandats dans le système de gestion intégré
• S’assurer du respect des différents processus opérationnels internes
• S’assurer de la qualité des informations contenues dans le système de gestion de la relation client (CRM)
  • Supporter les membres de l’équipe dans la saisie des données
  • Validation et mise à jour des informations des comptes et des contacts
• Tâches administratives et de secrétariat diverses
  • Compiler des données, des statistiques et autres renseignements
  • Compléter différents rapports nécessaires au fonctionnement de l’organisation
  • Rédiger et réviser différents documents
  • Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courriels et  les diriger vers la bonne ressource
  • Fixer et confirmer des rendez-vous
  • Enregistrer et rédiger des comptes-rendus de réunions, de colloques et de conférences
  • Commander les fournitures de bureau
  • Toutes autres tâches connexes

 

FORMATION & EXPÉRIENCE :

Toute combinaison de formation et d’expérience jugée pertinente sera considérée.  L’important pour nous ce sont les connaissances et les qualités requises 🙂

 

CONNAISSANCES ET EXIGENCES REQUISES :

• Maîtrise de la langue française parlée et écrite
• Maîtrise des outils informatiques usuels (Microsoft 365, Word, Excel, Outlook, Teams, Powerpoint, etc.)
• Disponibilité à travailler couramment tôt le matin pour se rendre aux événements (environ 1-2 fois semaine de septembre à avril)
• Disponibilités à se déplacer fréquemment dans la région de la Chaudière-Appalaches
• Vous devez posséder une voiture et un permis de conduire valide et résider sur le territoire de la Chaudière-Appalaches ou de la Capitale-Nationale
• Bonne connaissance des outils de gestion de la relation client (CRM) (Zoho One un atout)
• Connaissance et intérêt pour les nouvelles technologies
• Connaissance du secteur manufacturier (un atout)

 

QUALITÉS REQUISES :

• Grand sens de l’organisation et de la rigueur afin de respecter les délais tout en ayant la capacité à gérer plusieurs dossiers en même temps
• Esprit d’équipe
• Sens de l’entraide
• Autonomie, proactivité et débrouillardise
• Bonne communication et leadership
• Avoir à cœur la qualité du service à la clientèle (Un beau sourire et de l’entregent sont nécessaires )

 

SALAIRE ET CONDITIONS DE TRAVAIL :

• 51 196$ et 69 513$ à déterminer selon qualifications et expériences
• Avantages Sociaux à découvrir sans faute (vous en bénéficierez après une période probatoire de 3 mois).
• En dehors des événements vous serez en télétravail permanent … on est chanceux! Le siège social de DPME à Scott et un bureau satellite est également disponible à Lévis. 
• 37,5 heures (5 jours par semaine, possibilité de condenser votre horaire pour être en congé le vendredi après-midi) 
• Contrat d’une durée minimum de 15 mois pour remplacement de congé de maternité 

 

VEUILLEZ SOUMETTRE VOTRE CANDIDATURE À  : info@dpme.ca

Nous attendons votre candidature avec impatience au plus tard le 29 novembre 2024 à minuit. 

Date d’entrée en fonction : 27 janvier 2025

Autres titres d’emploi connexe

• Adjoint(e) administrative
• Chargée de projet – Administration et logistique
• Coordonnateur événements et expérience client