Les systèmes ERP – Expérience Rarement Paisible

Saviez vous que 75% des implantations ERP échouent? Voici quelques pistes de réflexions pour mettre les chances de votre côté!

 

Piège #1 : Oublier pourquoi et surtout pour QUI on fait ce projet? 

 

La raison d’être des systèmes ERP est de supporter les opérations et les transactions financières au sein de votre organisation et non d’avoir le nouveau “gadget” technologique de l’heure.  Les systèmes et la numérisation sont au service des opérations et non l’inverse! L’objectif ultime est de centraliser vos informations, de fluidifier le déroulement de vos opérations et de servir vos clients plus efficacement.

Si votre solution inclut: 

  • de retranscrire plusieurs fois la même information
  • d’imprimer des copies en plus
  • de demander aux clients de changer leurs habitudes
  • de faire une surveillance 2x par jour du rapport XYZ

 … feux rouge 

Regardez des deux côtés de la rue, vous faites possiblement fausse route!

 

Piège #2: Considérer que cartographier ses processus est une perte de temps! 

 

Préalable à l’implantation ou un changement au système, il est (très très très) sage de procéder à une revue de processus. Cette étape permet d’identifier où se trouve votre valeur ajoutée dans l’organisation en représentant visuellement l’état actuel de vos activités. Mais surtout elle assure une compréhension commune de ce qui se passe, pour de vrai et pas ce qu’on pense qu’y se passe, entre vos quatres murs! Ici, vous pouvez découvrir à quel point le chemin entre A et B peut varier et qu’il a bien des arrêts et détours inconnus de plusieurs collègues, et de vous-même! 

Par la suite, en réalisant la cartographie désirée ou future, tout le monde est sur la même longueur d’ondes quant au fonctionnement souhaité et aux objectifs attendus.  

Bref, avant de faire Québec-Chibougamau, il est prudent de consulter son GPS et d’analyser son parcours!  À vous de savoir quelle sera votre manière de voyager : à tâtons ou avec un parcours détaillé! 

 

Piège #3 – Ne pas garder le système « vanille ». 

 

Pour les non-initiés, cette expression signifie “limiter autant que possible les modifications pour changer les fonctionnalités de base du système”. Qui n’a pas connu une organisation dont les systèmes ressemblent à un Sunday 3 couleurs avec coulis aux fraises et bonbons confettis?! 

Comment on en arrive là :

  • En s’éloignant des bonnes pratiques! N’oubliez jamais que ces systèmes sont souvent utilisés par des centaines d’usagers et qu’ils ont tout de même fait leurs preuves! La bonne question à se poser : est-ce que mon processus est correct? Est-ce que j’ai vraiment besoin de ce fonctionnement particulier ou est-ce parce qu’on a  toujours fonctionné comme ça ? (Si vous avez un doute, allez relire le piège #2 !)

 

  • En se croyant « unique »! Et avec la phrase «oui mais chez-nous ce n’est pas pareil…» Mes excuses si je crève votre balloune! Votre produit est magnifique, vous êtes les experts sur la planète dans votre domaine, vous avez le meilleur procédé, la meilleure équipe, et certainement le plus beau logo! Et c’est génial pour vous. Par contre, lorsqu’on parle de système intégré, de manière générale les processus de prise de commande jusqu’à la livraison ont de grandes similitudes d’une industrie à l’autre. Alors, lorsque les experts système vous proposent un fonctionnement pour passer les commandes d’achats, il en a vu d’autres. Écoutez-le! 

Si vous êtes certains qu’il vous faut une personnalisation ou une programmation, parfait! Mais, de grâce!!!!, prenez le temps de comprendre les impacts de bout en bout de vos processus avant de les mettre en application! 

 

Piège #4 : Ne pas avoir de Capitaine ERP à l’interne

 

Au fil de l’implantation des ERP ou lors des modifications post implantation, désignez une ou plusieurs personnes de votre équipe qui garderont une vue d’ensemble sur vos activités! Les spécialistes systèmes et les consultants externes qui vous accompagnent dans ce projet sont très qualifiés au niveau des possibilités offertes par le système, les bonnes pratiques ou encore la marche à suivre. Par contre, n’oubliez pas que VOUS êtes les spécialistes de ce qui se passe entre les murs de votre organisation. C’est à vous de leur exprimer clairement vos besoins, vos attentes et de vous assurer que le projet soit cohérent avec votre ADN!  

Également, votre Capitaine ERP (qui n’est pas nécessaire votre chargé de projet) vous sera utile lorsque vous réaliserez à quel point vous êtes maintenant tous liés aux caprices sacrés du système! Dès ce moment, le mot Intégré prend tout son sens.

 

Histoire vécue : 

Votre service après vente tient absolument à utiliser le champ X pour inscrire des informations supplémentaires à propos de vos clients. Personne ne réalise que cette information se retrouve également sur le bon d’expédition! Priez pour que votre équipe de service après-vente voue tout le sérieux nécessaire à ce qui est inscrit dans ce champ… sinon votre client pourrait recevoir de drôles de notes sur son colis..!

Bref, Capitaine ERP doit comprendre à la fois : le système, les processus et même, le profil de vos usagers pour garder l’harmonie du système et vous aider à surfer la vague!

P.S. : Si vous avez déjà Capitaine ERP dans votre organisation, bravo, vous avez un de ces profils rarissimes! 

 

Piège #5 : Ignorer la gestion de changement

 

Je vous laisse sur une note humaine ici. Ne sous-estimez jamais l’impact du moindre changement : qu’il touche vos processus, vos systèmes ou vos outils de travail. Les humains derrière les ERP en font leur succès! L’adhésion de l’équipe à utilisation et leur compréhension du système sont le fondement qui soude opérations et technologies! Informez votre équipe, formez, informez, formez, informez… Est-ce que je vous ai dit de former et d’informer? 🙂 

Vous savez qu’Excel a malheureusement la capacité de revenir envahir votre organisation 🙂 Gardez tous vos joueurs à bord du même véhicule, vous serez surpris de la différence! 

 

Si vous êtes intéressés à en savoir plus sur les ERP : communiquez avec moi ou inscrivez-vous à notre cercle d’échanges des Leaders en transformation numérique! 

 

 

Véronique Busque
Conseillère en efficacité opérationnelle
veronique.busque@dpme.ca

 

 

 

À propos de Développement PME

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