Visite d’usine chez vos fournisseurs-clés : une source d’information inédite sur les capacités de ces derniers

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La lutte pour chercher constamment à dénicher les meilleurs fournisseurs est sans contredit une démarche ardue. Or, l’actuelle récession aura eu pour effet de modifier dans bien des cas la liste des fournisseurs en cours ou potentiels des entreprises.

Comment donc un approvisionneur peut-il s’assurer qu’il fait affaire avec les fournisseurs les plus performants qui l’aideront à offrir sans cesse de la valeur ajoutée à ses clients? Certes, celui-ci pourra toujours se fier en partie aux dires du représentant de son fournisseur pour obtenir de l’information. Par contre, rien de mieux qu’une bonne vieille visite pour valider soi-même l’efficience d’un fournisseur.

Même si l’on peut penser qu’effectuer une visite d’un fournisseur peut constituer une perte de temps, il faut admettre qu’une telle visite est sans doute le meilleur moyen pour en apprendre sur l’efficacité opérationnelle de son fournisseur, ses coûts, ses efforts au niveau de la qualité et sa culture d’entreprise au niveau du service.

Exigez le bon guide

Il sera préférable d’avoir un responsable des opérations pour conduire la visite d’usine. Ainsi, une telle personne sera toujours mieux positionnée pour répondre à vos questions pointues que pourrait l’être un représentant, qui est souvent moins aguerri au niveau des opérations manufacturières.

Débutez par l’aire de réception des marchandises

Commencez toujours par le quai de réception en suivant le cycle logique de la chaîne des opérations pour terminer au quai d’expédition. Vous vous souviendrez davantage d’information en voyant les opérations dans leur séquence logique.

Vous pourrez également en apprendre beaucoup au quai de réception si vous savez sur quoi porter votre attention. Par exemple, un inventaire peu élevé de matières premières révélera qu’il s’agit d’un manufacturier en mode « juste à temps », ce qui peut s’avérer une combinaison idéale avec votre entreprise dans la mesure où vous êtes capable d’anticiper raisonnablement vos besoins, de façon à ce que votre fournisseur soit aussi capable de s’approvisionner dans des délais acceptables. De cette façon, un tel fournisseur est en mesure de fabriquer ce dont vous avez besoin sans sacrifier trop d’espace et de capital dans des inventaires non productifs.

Or, dans le cas où vos besoins sont difficilement prévisibles, un inventaire minimal de matières premières peut s’avérer pertinent pour favoriser des expéditions à l’intérieur de courts délais, surtout si le fournisseur en question ne conserve pas d’inventaire de produits finis de vos articles.

Serrez quelques mains

Faites en sorte de vous arrêter à certains postes de travail et de discuter avec les opérateurs au fur et à mesure que vous parcourez le plancher de production. Vous apprendrez beaucoup en observant et en écoutant. Est-ce que les espaces de travail sont sécuritaires et bien aménagés? Y a-t-il d’importantes piles de produits défectueux ou rejetés?

Par ailleurs, est-ce que les opérateurs semblent réellement dévoués dans leur travail ou semblent seulement appuyer sur des boutons? Un opérateur dévoué sera heureux de vous expliquer ses fonctions. De plus, un opérateur dévoué sera généralement un opérateur compétent et une telle compétence est aujourd’hui vitale pour manufacturer des produits à valeur ajoutée de façon constante et au meilleur coût.

Localisez les tableaux d’indicateurs de performance des procédés et demandez aux opérateurs de vous expliquer ces indicateurs et la façon dont ils sont utilisés pour contrôler le procédé. Demandez-leur également quelle est la taille habituelle des lots de production, combien de temps durent les « set-up » (mise en route) de production, les causes habituelles des rejets, leurs plus gros défis au niveau des opérations, etc. Expliquez-leur à votre tour ce que votre entreprise fait avec leurs produits et remerciez-les pour leur contribution.

Prenez des notes mentalement

Tout en observant et en posant des questions lors de la visite, il serait bénéfique de noter mentalement certains éléments concernant la structure de coûts de votre fournisseur. Cela pourra vous être utile éventuellement afin d’effectuer du « benchmarking » vis-à-vis de la concurrence. Combien semble-t-il y avoir d’employés de bureau (main-d’œuvre indirecte)? Combien semble-t-il y avoir d’employés affectés directement à la production (M-O directe)? Combien de quarts de travail sont en opération? Combien de pieds carrés sont dédiés à la production par rapport à la surface totale? Quelle est la production totale de cette usine sur une base x (en $ ou en unités)?

Terminez par le département d’expédition

À l’aire d’expédition, vous devriez en apprendre autant sinon davantage qu’à l’aire de réception. Jetez un œil aux inventaires de produits finis. Sont-ils des expéditeurs « juste-à-temps » ou conservent-ils des inventaires importants de produits finis afin de servir leurs clients?

Demandez où vos produits sont entreposés. Notez les quantités et l’espace (valeur financière) qui y est rattaché. Cela vous donnera un aperçu du coût de stockage engendré et qui vous est sans doute refilé.

Demandez à ce moment qu’une personne de la planification de la production se joigne au petit groupe à l’expédition. Demandez-leur sincèrement qu’est ce que vous pourriez faire pour être un meilleur client. Est-ce que changer certaines pratiques de passation de commandes pourrait leur rendre la vie plus facile en diminuant leurs coûts de mise en route ou en facilitant la planification des besoins en matières? Est-ce que certains changements sur vos spécifications pourraient leur permettre d’augmenter leur productivité par le biais de lots plus grands ou tout simplement réduire les taux de rejets? Vous risquez d’être agréablement surpris de leurs réponses et des idées qui pourraient découler de ce type d’échanges constructifs.

Faites bonne impression afin de fonder la relation sur des bases solides

Rencontrez le plus de gens possible dans l’organisation de votre fournisseur. Demandez-leur des questions pertinentes et sollicitez leurs idées. Écoutez leurs réponses. Il ne peut qu’être bénéfique de créer de nouvelles relations gagnant-gagnant et d’ouvrir de plus larges canaux de communication interorganisations, lesquels ne dépendront désormais que du représentant de ce fournisseur.

Mettez vos observations sur papier

Lorsque vous serez seul après la visite, profitez-en pour apposer vos observations par écrit, étant donné que le tout est frais dans votre mémoire. Un schéma ou croquis rapide présentant leur configuration du processus de production est une bonne manière de commencer. Bref, notez toutes les informations pertinentes : matières clés, temps de mise en route, propreté des lieux, taux de rejets, savoir-faire et implication des employés, etc. N’oubliez pas également de noter les diverses réponses obtenues relativement à vos questions générales : pieds carrés utilisés, nombre de travailleurs, nombre de quarts de travail, etc., et bien sûr, toutes les idées ayant découlé des échanges interactifs.

Ainsi, lorsque viendra le temps de modéliser leurs coûts et leur profitabilité à des fins décisionnelles, cette information vous sera d’une grande valeur.

Visitez leurs concurrents

En apprendre au sujet des capacités de son fournisseur actuel est important, mais valider sa compétitivité sur le marché l’est tout autant. Une analyse comparative s’avérera donc requise. Vous serez surpris qu’il soit facile et rapide de distinguer des différences au niveau des politiques de gestion des stocks, compétence des opérateurs, taille des lots rejetés, temps de mise en route, tableaux indicateurs de performance des procédés, productivité par rapport au nombre d’employés ou à l’espace de production utilisé, et par rapport à la qualité des idées générées lors de discussions. Armé de cette information, vous pourrez identifier plus aisément les fournisseurs qui répondront le mieux à vos besoins. S’il s’avère que c’est votre fournisseur actuel qui obtient la meilleure note, très bien. Dans le cas contraire, vous aurez sans doute déniché une occasion de réduire vos coûts, d’améliorer la qualité et le service, et ainsi de permettre de renforcer votre chaîne de valeur en optant pour un nouveau fournisseur.

Par Christian Tremblay B.A.A.,
Directeur – Efficacité opérationnelle | Approvisionnement et logistique,
Développement PME
Christian.Tremblay@dpme.ca

en collaboration avec M. Rod Sherkin,
Président de Propurchaser.com

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